目前外贸获客的渠道有很多，但是我们在初次开发一家公司，尤其欧美市场时，邮件依旧是主要的渠道，剩下就是社媒、WhatsApp和电话。一篇完整的商务邮件一般包括以下几部分：称呼，开篇，正文，结束语，礼貌问候。
在邮件开发时一定要先确定联系人所在公司的国家，从而确定要用什么语种，比如英国公司在德国的分公司，德语为主；比如南美一些国家要用西班牙语等。
本文以下案例均为英文示例。
一、 Salutation——称呼
开头的称呼虽然大多数人不太注意，一定要记住细节决定成败。特别是在西方国家，已婚女性和未婚女性的称呼不同，因此在给女性客户发邮件时务必了解清楚。
使用“Dear”作为邮件的开头是安全的选择，但很多人忽略了在“Dear”后面加上具体的名字。在英语中，“Dear”是一个正式的称呼，类似于中文中的“尊敬的”或“敬爱的”，因此后面一定要加上名字或姓氏。
如果收件人的名字未知，或者是一封普通的邮件，可以在开头使用“Greetings”或“Hi there”。但不要使用“Dear Sir”和“Dear Madam”，这种说法过于老套且显得正式，给人一种你没有尽力查找对方名字的感觉，可能会让对方感到冒犯。同样，也不要使用“To whom it may concern”，这种表达方式也显得不够亲切。
我们通常用的表达如下：
Dear Mr./ Ms. Smith （具体某人）
Dear Prof.（教授）/Dr.（博士）+ 姓（头衔，职位）
二、 Starting——开篇
在大多数商务邮件的开篇，我们可以通过提及与客户的先前接触来表示友好的问候。首先，可以提到你与客户的“交情”并表示感谢。例如，感谢客户与你在某个地方见过面、共进过餐、拜访过公司、在展会上交谈或通过电话讨论过某项内容等。如果没有这些接触，也可以感谢对方的来信，甚至在没有及时回复的情况下，感谢对方的耐心等待。
通常我们会用这样的表达：
1. Thank you for your (kind) letter of January 15th.
感谢您在1月15日的来信。
2. It was a pleasure meeting you at the conference this month.
很高兴在本月的会议上认识您。
3. I do appreciate your patience in waiting for a response.
感谢您耐心等待我的回复。
4. Thank you for contacting us.
感谢您联系我们。
5. It was a pleasure meeting you in Shanghai last month.
上个月在上海见到您很高兴。
6. I enjoyed having lunch with you last week in NewYork.
上周在纽约与您共进午餐很愉快。
7. With reference to our telephone conversation yesterday...
我们昨天的电话交谈关于......
8. In reply to your request...
回应您的要求......
9. I would just like to confirm the main points we discussed on Friday.
我想确认我们在周五讨论的要点。
在简单寒暄之后，我们就可以直接点明写信目的。此处请注意，在表达意图的时候也要尽可能的简洁明了。不然会让客户没有兴趣继续读下去。
三、State the main point——点名主旨
这一部分作为邮件的重点，需要向客户表述你的主要诉求。比如你写邮件是为了请求客户帮忙、提供报价，询问客户问题、或者回应客户需求，提供证明材料等。通常我们会用到这样的表达：
1. We are writing to inform you that.../ to confirm.../ to request.../to enquire about...
我们写信是为了通知/确认/请求/询问……
2. I recently read/heard about...and would like to know...
我们最近听说......因此想要知道...…
3. I am contacting you for the following reason...
此次联系您主要是为了......
4. We'd like to invite you to a meeting on May 15th.
我们想要邀请您参加5月15日的会议。
需要注意的是，在做这部分表述的时候，我们通常可以使用以下短语：
Making a request 请求帮忙
1. We would appreciate it if you would …
如果您愿意......我们将不胜感激。
2. It would be helpful if you could send us ...
如果您可以给我们发送......将会很有帮助。
3. I would appreciate your immediate attention to this matter.
感谢您对此事的关注。
4. Could you possibly tell us / let us have ...
你能告诉我们......吗？
5. Please let me know what action you propose to take.
您能告诉我下一步计划是什么吗？
Offering help 提供帮助
1. Would you like us to ...?
您希望我们......吗？
2. We are quite willing to ...
我们相当乐意......
Giving good news 通知好的消息
We are pleased to announce that .../ to inform you that ... / to learn that ...
我们很开心（很高兴）的告知（宣布/通知/了解）.....
Giving bad news 通知不好的消息
1. I'm afraid it would not be possible to ...
我恐怕…...不能…...
2. After careful consideration we have decided (not) to ...
经过深思熟虑后，我们决定…...
3. Unfortunately we cannot / we are unable to ...
不幸的是，我们没法/不能…...
4. Please note that the goods we ordered on ( date ) have not yet arrived.
抱歉货没法如期抵达。
四、Closing——结束语
最后一段通常我们会客气的寒暄一下，写上对客户的期待（期待对方的回复/给出意见反馈等）。通常我们会用这样的表达：
1.Please accept our thanks for the trouble you have taken.
有劳贵方，不胜感激。
2.We tender you our sincere thanks for your generous treatment of us in this affair.
对您在此事中的慷慨之举，我们深表感谢。
3.We should be grateful for your trial order.
如您试订货，我们将不胜感激。
4.We should be grateful for your furnishing us details of your requirements.
如果能收到您的具体需求，我们会非常开心。
5.We are greatly obliged for your bulk order just received.
收到贵方大宗订货，我们不胜感激。
6.If there is anything we can do to help you, we shall be more than pleased to do so.
贵公司若有所需求，我公司定尽力效劳。
7.We willspare no efforts in endeavoring to be of service to you.
我们将不遗余力的为您效劳。
8.Lookingforwardtoyourreply.
期待您的回信。
五、Ending——问候
邮件的最后我们通常会落上对客户诚挚的问候，可用的表达很多。比如：
1.Yourssincerely/Yourstruly/Sincerely/
2.Thankyou/Bestwishes/Warmregards/
3.Allthebest/Bestofluck
以上是给客户发邮件时候一些常用的表达，希望能够给新入行的外贸人提供帮助。如果你看到本文希望了解哪方面的知识或者更新内容，可以在留言区说一下。
